Clientes
El módulo Clientes de Factal permite registrar, organizar y mantener actualizada la información de todas las personas o empresas con las que trabajas.
Desde esta sección podrás crear nuevos clientes, editar los existentes y consultar su histórico de facturación y cobros.
Lista de clientes
Al acceder al apartado Clientes desde el menú lateral, se muestra una lista con todos los clientes registrados en el sistema.
En esta vista puedes:
- Buscar clientes por nombre, NIF u otros datos.
- Aplicar filtros para localizar clientes concretos.
- Personalizar las columnas visibles y su orden.
- Crear nuevos clientes mediante el botón Nuevo.
El funcionamiento general de esta lista es común al resto de listados de Factal y se explica en el apartado Cómo funcionan las listas en Factal.
Crear o editar un cliente
Para crear un nuevo cliente, selecciona Nuevo en la parte superior del listado.
Para editar un cliente existente, haz clic sobre su nombre en la lista.
La ficha de cliente se organiza en varias pestañas que agrupan la información de forma clara y estructurada.
Pestaña Contacto
En esta pestaña se introducen los datos generales y de contacto del cliente.
Además de la información básica, conviene prestar atención a los siguientes aspectos:
Nombre fiscal y nombre comercial
El nombre fiscal es el que se utilizará en los documentos oficiales.
El nombre comercial es opcional y puede mostrarse en determinados documentos si así se configura en la impresión.
NIF y verificación automática
El NIF es uno de los datos clave del cliente, especialmente en el contexto de la facturación y el cumplimiento normativo.
Al guardar un cliente, Factal realiza automáticamente una verificación del NIF de forma desasistida, utilizando servicios externos (AEAT).
Esta verificación permite comprobar que:
- El NIF es válido.
- Corresponde al nombre fiscal indicado.
Visualización del estado de verificación
El resultado de la verificación se muestra tanto en el listado de clientes como dentro de la propia ficha del cliente mediante un indicador visual.
Este indicador utiliza distintos colores para reflejar el estado:
- Verde: verificación correcta. El NIF es válido y coincide con el nombre fiscal.
- Rojo: verificación incorrecta. Los datos fiscales no son válidos.
- Naranja: NIF válido, pero el nombre no coincide con el registrado en la AEAT.
- Gris: cliente no verificable (por ejemplo, clientes extranjeros).
- Sin indicador: el cliente no tiene NIF informado. No se considera un error, ya que puede tratarse de clientes para facturas simplificadas.
Este sistema permite identificar rápidamente posibles problemas antes de emitir facturas.
Consulta del detalle de verificación
Cuando el cliente presenta incidencias (por ejemplo, estado rojo o naranja), se muestra un icono de advertencia junto al NIF.
Debajo del NIF se muestra una descripción del estado y a la derecha de ésta un enlace con una admiración, al hacer clic en este enlace, Factal abre una ventana con el detalle de la verificación, donde se muestra:
- El estado de la verificación.
- La fecha de la última comprobación.
- Los datos introducidos en Factal.
- Los datos devueltos por el sistema de verificación.
Esto permite identificar fácilmente discrepancias entre el NIF y el nombre fiscal y corregirlas de forma precisa.
Restricciones de uso
Para clientes españoles, no se permitirá emitir facturas si el NIF no está verificado correctamente.
Esta validación es obligatoria y forma parte de los controles necesarios para garantizar la coherencia fiscal y el cumplimiento normativo.
Este comportamiento ayuda a:
- Evitar errores en la emisión de facturas.
- Garantizar la calidad de los datos fiscales.
- Preparar el sistema para integraciones futuras como VERI*FACTU.
Direcciones
Factal permite diferenciar entre:
- Dirección fiscal, utilizada por defecto en las facturas.
- Dirección comercial, útil cuando el cliente tiene una dirección operativa distinta.
Etiquetas
Las etiquetas permiten clasificar clientes según tus propios criterios (por ejemplo: tipo de cliente, zona, habitual, etc.).
Son especialmente útiles para búsquedas y organización interna.
Pestaña Facturación
Esta pestaña recoge la información que Factal utilizará para automatizar la facturación y los cobros de este cliente.
Códigos externos y de contabilidad
Los códigos se generan automáticamente al guardar el cliente por primera vez.
Están pensados para integraciones o exportaciones a sistemas contables y no requieren intervención manual en la mayoría de los casos.
Serie predeterminada
Permite indicar qué serie de documento se utilizará por defecto al facturar a este cliente.
Si no se define, Factal utilizará la serie configurada por defecto en el sistema.
Forma de pago predeterminada
Define el método de cobro habitual del cliente.
Este valor se aplicará automáticamente al crear nuevas facturas, aunque siempre puede modificarse a nivel de factura.
Cuando la forma de pago genere vencimientos, éstos también se crearán automáticamente al emitir la factura.
Contrapartida de ventas
Permite definir la cuenta de ventas que se utilizará por defecto para este cliente durante la exportación de datos a contabilidad.
Si no se especifica ninguna, Factal utilizará la configuración general de la empresa.
Esta opción resulta especialmente útil cuando determinados clientes deben contabilizarse utilizando cuentas distintas.
Tipo de impuesto
Permite indicar si los impuestos se aplicarán:
- Según los artículos facturados.
- Mediante un tipo de impuesto fijo para todas las facturas del cliente.
Esta configuración puede modificarse posteriormente al crear cada factura.
Recargo de equivalencia y retenciones
Desde aquí puedes:
- Activar el recargo de equivalencia cuando corresponda al régimen fiscal del cliente.
- Indicar si se aplican retenciones.
- Seleccionar el tipo de retención.
- Definir el porcentaje de retención.
Estos valores se trasladan automáticamente a las nuevas facturas, reduciendo errores y asegurando la coherencia fiscal.
Descuento predeterminado
Factal permite definir un porcentaje de descuento predeterminado para cada cliente.
Este descuento se aplicará automáticamente al crear nuevas facturas para el cliente, evitando tener que introducirlo manualmente en cada documento.
El descuento configurado en la ficha del cliente actúa como valor inicial y puede modificarse posteriormente en cada factura si es necesario.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil en situaciones como:
- Clientes con condiciones comerciales especiales.
- Descuentos habituales por volumen o fidelización.
- Acuerdos comerciales permanentes.
El porcentaje indicado se aplicará automáticamente sobre la base imponible de las líneas de factura correspondientes.
Datos bancarios
Cuando el cliente utiliza domiciliación bancaria o va a incluirse en remesas SEPA, es necesario completar sus datos bancarios.
Los campos disponibles son:
- IBAN del cliente.
- BIC/SWIFT de la entidad bancaria.
Estos datos se utilizarán tanto para la generación de remesas como para disponer de la información bancaria del cliente cuando sea necesaria.
Datos del mandato SEPA
Para poder incluir un cliente en una remesa SEPA es necesario disponer de un mandato de domiciliación firmado.
Desde esta sección puedes indicar:
- Referencia única del mandato.
- Fecha de firma del mandato.
Estos datos se incorporan automáticamente al generar el fichero SEPA y permiten cumplir con la normativa de domiciliaciones bancarias.
Si el cliente no dispone de un mandato válido, Factal impedirá incluir sus vencimientos en una remesa hasta completar esta información.
Pestaña Observaciones
En este apartado puedes registrar información adicional sobre el cliente, como:
- condiciones comerciales,
- acuerdos específicos,
- notas internas relevantes.
Las observaciones son de uso interno y no se incluyen en los documentos de facturación.
Pestaña Resumen
La pestaña Resumen ofrece una visión global de la relación con el cliente.
Desde aquí puedes consultar:
- Total facturado.
- Total cobrado.
- Importe pendiente.
- Listado de facturas del cliente.
El resumen puede filtrarse por ejercicio, lo que facilita el análisis de la evolución del cliente a lo largo del tiempo.
Recomendaciones prácticas
- Revisa siempre los datos fiscales antes de emitir la primera factura a un cliente.
- Asegúrate de que el NIF del cliente está correctamente informado para permitir su verificación automática.
- Comprueba el estado de verificación antes de emitir facturas para evitar bloqueos.
- Define la forma de pago y los impuestos para evitar ajustes manuales posteriores.
- Utiliza etiquetas para mejorar la organización y búsqueda de clientes.
- Aprovecha el resumen para detectar rápidamente cobros pendientes o incidencias.