Preguntas frecuentes sobre facturación
Esta sección responde a las dudas más habituales sobre la creación, emisión, corrección y gestión de facturas en Factal, de acuerdo con la normativa fiscal vigente y los principios antifraude.
Emisión de facturas
¿Cómo emito una factura oficial?
Para emitir una factura oficial en Factal:
- Crea una nueva factura o edita un borrador existente.
- Completa todos los datos necesarios (cliente, líneas, importes, impuestos, etc.).
- Marca el estado Factura oficial.
- Acepta el aviso informativo.
- Pulsa Guardar.
En ese momento:
- Se asigna el número definitivo.
- La fecha de emisión se establece automáticamente.
- Los datos económicos quedan bloqueados.
La emisión de una factura es una acción irreversible.
¿Puedo crear una factura oficial directamente, sin pasar por borrador?
Sí.
Aunque internamente todas las facturas se crean inicialmente como borrador, puedes marcarla como Factura oficialdesde el primer momento y emitirla directamente al guardarla.
¿Puedo emitir varias facturas en borrador a la vez?
Sí.
Desde el listado de facturas:
- Selecciona uno o varios borradores.
- Pulsa Emitir en la barra de acciones.
- Confirma la operación.
Cada factura recibe su numeración definitiva, se establece la fecha de emisión y queda bloqueada.
¿Por qué cambia la fecha de la factura al emitirla?
La fecha de emisión se establece automáticamente en la fecha actual para garantizar:
- La correlación legal entre fechas y numeración.
- El cumplimiento de la normativa fiscal.
Este comportamiento es obligatorio y no puede modificarse.
¿Cuándo se asigna el número definitivo de factura?
El número definitivo se asigna en el momento de la emisión, tanto si la factura se emite de forma individual como múltiple.
Mientras la factura sea un borrador:
- No consume numeración oficial.
- Puede modificarse libremente.
Borradores
¿Qué es una factura en borrador?
Una factura en borrador es una factura que:
- Aún no ha sido emitida oficialmente.
- No tiene numeración definitiva.
- Puede modificarse libremente.
- No se incluye en informes, estadísticas ni registros fiscales.
Los borradores permiten preparar y revisar la factura antes de su emisión.
¿Se pueden eliminar facturas?
No.
En Factal no se eliminan facturas, ni siquiera los borradores.
Las facturas pueden:
- Emitirse (si son borradores).
- Anularse (si procede).
Este comportamiento garantiza la trazabilidad completa de todas las operaciones realizadas en el sistema.
Anulación de facturas
¿Cómo anulo una factura?
Para anular una factura:
- Selecciona la factura.
- Pulsa Anular.
- Selecciona un motivo de anulación.
- Añade una descripción del motivo.
- Confirma la anulación.
La factura quedará marcada como Anulada y se conservará en el sistema.
¿Cuándo se puede anular una factura?
Una factura solo debe anularse cuando nunca debió emitirse, por ejemplo:
- Factura duplicada.
- Factura emitida a un cliente incorrecto.
- Factura creada como prueba (solo en borradores).
Los errores en importes, impuestos o conceptos no deben resolverse mediante anulación, sino mediante una factura rectificativa.
¿Qué motivos de anulación existen?
Los motivos disponibles son:
- Factura duplicada.
- Cliente incorrecto.
- Factura de prueba (solo borradores).
- Otro motivo, con descripción obligatoria.
¿Qué ocurre con una factura anulada?
Las facturas anuladas:
- Se conservan en el sistema.
- Mantienen su numeración y fecha.
- Quedan claramente identificadas como Anuladas.
- Registran el motivo, la descripción, la fecha y el usuario que realizó la anulación.
Rectificación de facturas
¿Qué es una factura rectificativa?
Una factura rectificativa es un documento que permite corregir errores económicos de una factura oficial ya emitida, manteniendo la trazabilidad y el cumplimiento de la normativa.
¿Cuándo debo emitir una factura rectificativa?
Debes emitir una factura rectificativa cuando una factura oficial:
- Tiene importes incorrectos.
- Aplica impuestos erróneos.
- Incluye conceptos incorrectos.
- Devolución de mercancía.
- Impago
Las facturas oficiales no pueden editarse ni eliminarse, por lo que la rectificación es el único método válido de corrección.
¿Cómo emito una factura rectificativa?
- Crea una nueva factura.
- En Tipo de factura, selecciona Rectificativa.
- Indica la factura o facturas que deseas rectificar.
- Introduce los importes correctores (positivos o negativos).
- Emite la factura.
Factal registrará automáticamente la relación entre la factura rectificativa y las facturas rectificadas.
¿Qué tipos de facturas rectificativas existen?
Según el caso, pueden emitirse:
- Rectificativas por diferencias.
- Rectificativas por sustitución.
El tipo adecuado dependerá del motivo de la corrección y del criterio contable o fiscal aplicado.
¿Puedo rectificar una factura anulada?
No.
Una factura anulada indica que nunca debió existir.
La rectificación solo se aplica a facturas válidas pero incorrectas desde el punto de vista económico.
Modificaciones permitidas en facturas oficiales
¿Puedo modificar una factura oficial?
No se pueden modificar los datos económicos de una factura oficial una vez emitida.
Sí se permite:
- Registrar cobros.
- Cambiar la forma de pago.
- Consultar el historial de cambios.
Todas las acciones quedan registradas.
Suplidos
¿Qué son los suplidos?
Un suplido es un importe que tu empresa paga en nombre del cliente y que posteriormente le repercute en la factura, sin formar parte de la base imponible.
Los suplidos:
- No están sujetos a IVA.
- No se consideran un ingreso para tu empresa.
- Se reflejan de forma separada en la factura.
¿Factal permite incluir suplidos en las facturas?
Sí.
Factal permite incluir suplidos siempre que la opción esté activada en:
Configuraciones > Facturación > Permitir incluir suplidos en las facturas
¿Cómo se añade un suplido a una factura?
En una factura en borrador:
- Accede al panel de resumen.
- Pulsa Agregar suplido.
- Indica:
- Concepto.
- Referencia.
- Fecha.
- Importe.
- Confirma la operación.
Puedes añadir, modificar o eliminar tantos suplidos como sea necesario mientras la factura esté en borrador.
¿Cómo aparecen los suplidos en la factura impresa?
En el PDF:
- Los suplidos se muestran en un bloque independiente, debajo de las líneas de detalle.
- Se incluyen su concepto, referencia, fecha e importe.
- Se suman al total final, sin afectar a la base imponible ni al IVA.
Numeración y series
¿Cómo funciona la numeración de facturas?
La numeración en Factal es:
- Automática.
- Correlativa.
- Gestionada por series.
Factal reinicia la numeración cada año automáticamente, sin necesidad de crear una serie nueva.
¿Puedo ajustar la numeración si vengo de otro programa?
Sí.
Desde Configuraciones > Series de documento > Números automáticos, puedes indicar el último número utilizado por año para continuar correctamente la numeración existente.
Facturas emitidas por el destinatario
¿Qué es una factura emitida por el destinatario?
Es un tipo especial de factura en la que el cliente emite la factura en nombre del proveedor.
En el documento PDF:
- El cliente figura como emisor.
- Tu empresa aparece como receptora.
Este tipo de facturas debe habilitarse previamente en la configuración.
Historial y trazabilidad
¿Qué información queda registrada en el historial de una factura?
Factal registra automáticamente:
- Creación (fecha y usuario).
- Emisión.
- Anulación (si aplica).
- Motivo y descripción de la anulación.
- Modificaciones permitidas.
El historial es siempre de solo lectura.
¿Puedo ver versiones anteriores de una factura desde el historial?
Sí.
Desde el historial de una factura puedes abrir una versión anterior del documento.
Factal mostrará la factura en una ventana independiente, lo que permite comparar visualmente dos versiones de la misma factura y revisar qué información ha cambiado entre ellas.
Esta funcionalidad facilita la revisión, el control interno y la auditoría de cambios.
Informes y cumplimiento normativo
¿Las facturas en borrador aparecen en informes y estadísticas?
No.
Los informes, estadísticas y registros fiscales solo tienen en cuenta facturas oficiales.
¿Está Factal adaptado a la normativa vigente?
Sí.
Factal cumple los principios exigidos por la normativa antifraude, incluyendo:
- Inalterabilidad de las facturas emitidas.
- Trazabilidad completa.
- Control de fechas y numeración.
¿Está activo el envío a VERI*FACTU?
No.
Actualmente el envío automático a VERI*FACTU no está activo, aunque Factal está preparado para integrarse con este sistema cuando sea obligatorio.