Remesas
El módulo Remesas permite agrupar varios vencimientos pendientes de cobro para generar un fichero bancario SEPA (XML ISO 20022) compatible con las principales entidades financieras.
Las remesas facilitan el cobro mediante domiciliación bancaria, permitiendo presentar múltiples recibos al banco en un único proceso y manteniendo la trazabilidad completa entre los vencimientos, la remesa y los cobros generados posteriormente.
¿Qué es una remesa?
Una remesa es un conjunto de órdenes de cobro que se envían al banco mediante un fichero XML en formato SEPA.
Cada línea de la remesa corresponde a un vencimiento pendiente de cobro de uno de tus clientes.
Factal genera el fichero XML siguiendo el estándar SEPA para que posteriormente puedas presentarlo desde la banca electrónica de tu entidad financiera.
Requisitos previos
Antes de crear una remesa es necesario comprobar que toda la información bancaria está correctamente configurada.
Factal utiliza información almacenada en distintos apartados del programa.
Cuenta bancaria de la empresa
La cuenta bancaria seleccionada para la remesa debe tener configurados:
- Nombre de la cuenta.
- Titular.
- IBAN.
- BIC/SWIFT (cuando sea necesario).
- Identificador de acreedor SEPA.
- Estado activo.
Si utilizas la opción de compatibilidad con mandatos existentes, también deberá estar configurada la información correspondiente.
Puedes consultar todos estos datos en el apartado Cuentas bancarias.
Datos bancarios del cliente
Cada cliente incluido en la remesa debe disponer de:
- IBAN.
- Mandato SEPA (o configuración compatible).
- Fecha de firma del mandato.
Si falta alguno de estos datos, Factal no podrá incluir ese recibo en la remesa.
Forma de pago
La forma de pago utilizada por la factura debe permitir la generación de remesas.
Solo los vencimientos pendientes de cobro y compatibles con remesas podrán añadirse.
Crear una remesa
Para crear una nueva remesa selecciona Nueva desde el listado de remesas.
Durante su creación deberás indicar:
- La cuenta bancaria desde la que se presentará el adeudo.
- El esquema SEPA que utilizará la remesa.
- La fecha de cobro prevista.
- Una referencia interna para identificarla fácilmente.
Seleccionar la cuenta bancaria
La cuenta bancaria determina toda la información del acreedor utilizada para generar el fichero SEPA.
Entre otros datos, Factal utilizará automáticamente:
- Titular.
- IBAN.
- BIC.
- Identificador de acreedor SEPA.
- Configuración de compatibilidad con mandatos existentes, si estuviera habilitada.
Si la cuenta bancaria no dispone de toda la información necesaria, Factal impedirá generar el fichero XML e indicará qué datos deben completarse.
Elegir el esquema SEPA
Cada remesa debe utilizar uno de los esquemas soportados.
CORE
Es el esquema habitual utilizado para clientes particulares y empresas.
Es el tipo de remesa más utilizado.
B2B
Está destinado exclusivamente a operaciones entre empresas.
Solo debe utilizarse cuando el cliente haya firmado un mandato SEPA B2B con su entidad bancaria.
Añadir recibos a la remesa
Una remesa puede contener tantos recibos como sea necesario.
Los recibos pueden añadirse:
- Manualmente.
- A partir de las facturas con vencimientos pendientes.
Cada recibo mantiene su relación con el vencimiento original para garantizar la trazabilidad completa del proceso.
Mientras la remesa permanezca en estado Borrador, podrás añadir o eliminar recibos libremente.
Estados de una remesa
Las remesas pueden encontrarse en distintos estados.
Borrador
Mientras una remesa permanezca en estado Borrador podrás:
- Modificar sus datos.
- Añadir o eliminar recibos.
- Regenerar el fichero XML.
- Eliminar completamente la remesa.
Presentada
Una vez enviada al banco, la remesa debe marcarse como Presentada.
A partir de ese momento deja de modificarse su composición para preservar la trazabilidad del proceso.
Desde este estado ya puede gestionarse el resultado de cada uno de los recibos incluidos en la remesa.
Generar el fichero XML
Cuando la remesa esté revisada y permanezca en estado Borrador, selecciónala desde el listado y pulsa Generar XML.
Factal generará un fichero XML compatible con el esquema SEPA seleccionado.
El fichero podrá descargarse tantas veces como sea necesario mientras la remesa permanezca en borrador.
Importante
Factal genera el fichero XML, pero no lo envía automáticamente al banco.
Una vez descargado, deberás acceder a la banca electrónica de tu entidad financiera para presentarlo siguiendo el procedimiento habitual de tu banco.
Flujo recomendado
El proceso habitual de trabajo es el siguiente:
- Crear la remesa.
- Elegir el esquema SEPA (CORE o B2B).
- Seleccionar la cuenta bancaria.
- Agregar los recibos.
- Guardar la remesa.
- Generar el fichero XML.
- Descargar el fichero.
- Presentarlo desde la banca electrónica.
- Seleccionar la remesa desde el listado.
- Pulsar Marcar presentada en la barra de acciones inferior.
- Cuando el banco comunique el resultado, volver a seleccionar la remesa.
- Pulsar Gestionar cobro.
- Marcar cada recibo como Cobrado o Devuelto.
Gestionar el resultado de la remesa
Una vez que el banco haya procesado la remesa, podrás registrar el resultado de cada recibo.
Cada recibo puede encontrarse en uno de estos estados:
- Pendiente de cobro.
- Cobrado.
- Devuelto.
Marcar un recibo como cobrado
Cuando un recibo se marca como Cobrado, Factal genera automáticamente el cobro correspondiente sobre el vencimiento asociado.
No es necesario registrar ese cobro manualmente.
Las facturas y vencimientos actualizarán automáticamente su situación de cobro.
Marcar un recibo como devuelto
Si el banco devuelve un recibo, puede marcarse como Devuelto.
El comportamiento dependerá de la situación anterior del recibo.
Si todavía no se había registrado ningún cobro
El recibo permanecerá pendiente de cobro y no se generará ningún movimiento adicional.
Posteriormente podrá incluirse en una nueva remesa o cobrarse mediante otro procedimiento.
Si el recibo ya estaba marcado como cobrado
En este caso Factal generará automáticamente un movimiento de devolución (cobro negativo), manteniendo el historial completo del vencimiento.
De esta forma siempre quedará registrada tanto la operación de cobro como su devolución posterior.
Si fuese necesario, podrás volver a gestionar el resultado del recibo tantas veces como sea necesario.
Trazabilidad
Factal mantiene la relación completa entre:
- La factura.
- El vencimiento.
- La línea de la remesa.
- El fichero XML generado.
- Los cobros.
- Las devoluciones.
Esta trazabilidad permite conocer en todo momento el estado de cada operación y consultar posteriormente todo su historial.
Recomendaciones
- Comprueba la configuración de la cuenta bancaria antes de generar la primera remesa.
- Verifica que todos los clientes disponen de IBAN y mandato correctamente configurados.
- Revisa siempre los recibos antes de generar el fichero XML.
- Descarga un nuevo fichero XML si realizas cambios mientras la remesa continúa en estado Borrador.
- Marca la remesa como Presentada únicamente después de haber enviado correctamente el fichero al banco.
- Gestiona posteriormente el resultado real comunicado por la entidad bancaria para mantener actualizados los cobros de Factal.