Preguntas frecuentas (FAQ)

Este apartado responde a las dudas más habituales sobre el uso general de Factal, el acceso a la aplicación, la configuración inicial y el funcionamiento básico de los principales módulos.

Para cuestiones específicas sobre facturación (emisión, rectificaciones, VERI*FACTU, etc.), consulta el apartado Preguntas frecuentes sobre facturación.

Acceso y seguridad

¿Cómo puedo recuperar mi contraseña?

En la pantalla de inicio de sesión, selecciona ¿Olvidaste tu contraseña?.

Introduce tu correo electrónico y recibirás un enlace para establecer una nueva contraseña.

Si no lo recibes, revisa la carpeta de spam o correo no deseado.

¿Qué puedo hacer si no puedo acceder a Factal?

Comprueba que el correo electrónico y la contraseña introducidos son correctos.

Si el problema persiste:

Utiliza la opción de recuperación de contraseña.
Contacta con el equipo de soporte indicando el correo asociado a tu usuario.

¿Puedo usar Factal desde varios dispositivos?

Sí.

Factal es una aplicación web, por lo que puedes acceder desde distintos dispositivos y ubicaciones utilizando tus credenciales.

¿Mis datos están seguros en Factal?

Sí.

Factal almacena la información de forma segura y registra las acciones relevantes para garantizar la trazabilidad y el control de los datos.

Configuración básica y primeros pasos

¿Es obligatorio configurar todo antes de empezar a facturar?

No es obligatorio completar toda la configuración avanzada, pero sí es muy recomendable revisar la configuración básica antes de emitir tus primeras facturas.

Factal realiza una configuración básica inicial al crear la cuenta para ayudarte a comenzar, pero algunos datos deben ser revisados y adaptados a tu empresa.

¿Qué es el modo práctica?

El modo práctica permite utilizar Factal con datos de prueba para aprender cómo funciona la aplicación antes de comenzar a trabajar con información real.

Durante la práctica podrás crear clientes, productos, facturas y cobros de ejemplo sin afectar a datos reales de tu empresa.

Puedes obtener más información en la guía de Modo práctica.

¿Las facturas creadas en modo práctica tienen validez fiscal?

No.

Las facturas y documentos generados durante el modo práctica no tienen validez fiscal y pueden incluir marcas de agua o avisos identificativos.

¿Qué ocurre al finalizar el modo práctica?

Al finalizar el modo práctica, Factal eliminará los datos de prueba creados durante la práctica, como clientes, productos o facturas de ejemplo.

Sin embargo, las configuraciones generales de la aplicación se conservarán para que puedas comenzar a trabajar directamente con datos reales.

¿Puedo volver a activar el modo práctica?

No.

El modo práctica solo puede activarse una vez por cuenta.

Una vez finalizada la práctica y eliminados los datos de prueba, la cuenta quedará preparada para trabajar con normalidad y no será posible volver a activar el entorno de práctica.

¿Puedo utilizar el modo práctica sin cargar datos de ejemplo?

Sí.

Puedes activar el modo práctica sin cargar clientes, productos o facturas de ejemplo.

En ese caso, comenzarás con una cuenta vacía y podrás crear manualmente tus propios datos de prueba.

¿Dónde configuro los datos fiscales de mi empresa?

Los datos fiscales se configuran en:

Configuraciones > Mi empresa

Esta información aparecerá en todas las facturas y documentos oficiales.

¿Cómo cambio el logotipo de mis facturas?

Accede a:

Configuraciones > Mi empresa

Desde ahí puedes subir o modificar el logotipo de tu empresa.

Recuerda que, para que se muestre en las facturas, debe estar activa la opción correspondiente en:

Configuraciones > Impresión

Clientes y productos

¿Por qué un cliente no aparece al crear una factura?

Puede deberse a varios motivos:

El cliente está inactivo.
La búsqueda no coincide exactamente con el nombre fiscal, comercial o NIF configurado.
El criterio de búsqueda seleccionado no coincide con el dato introducido.

Revisa la ficha del cliente en el módulo Clientes.

¿Puedo editar un producto después de haberlo usado en facturas anteriores?

Sí.

Los cambios realizados en un producto solo afectarán a las facturas nuevas.

Las facturas ya emitidas conservarán siempre la información original.

¿Puedo desactivar productos sin eliminarlos?

Sí.

Desactivar un producto evita que se utilice en nuevas facturas, pero mantiene su historial para consultas e informes.

Importación de datos

¿Qué datos puedo importar en Factal?

Actualmente, Factal permite importar clientes de forma masiva mediante un fichero de hoja de cálculo.

La importación está pensada para facilitar la migración desde otros programas o la carga inicial de datos.

¿Qué formato debe tener el fichero de importación de clientes?

El fichero debe cumplir las siguientes condiciones:

Formato XLSX u ODS.
La primera fila debe contener la cabecera con los nombres de las columnas.
El orden de las columnas no es relevante, siempre que las cabeceras sean correctas.
Todas las columnas son opcionales, salvo que se indique lo contrario.

¿Qué campos son obligatorios para importar clientes?

El único campo obligatorio es:

Nombre o razón social.

El resto de campos son opcionales.

Si se informan los campos NIF y/o ID, Factal los utilizará para detectar posibles clientes duplicados durante la verificación.

¿Cómo detecta Factal los clientes duplicados?

Factal detecta posibles duplicados utilizando:

El NIF, si está informado.
El ID, si está informado.

Si ninguno de estos campos está presente, el cliente se importará igualmente utilizando el nombre como referencia.

¿Qué ocurre si hay errores en el fichero de importación?

Antes de realizar la importación definitiva, Factal ejecuta una verificación previa del fichero.

Durante esta verificación se detectan, entre otros:

Clientes con NIF o ID duplicado.
Filas con datos obligatorios incompletos.
Posibles inconsistencias en el formato del fichero.

El sistema mostrará un resumen de errores y advertencias para que puedas revisarlos antes de confirmar la importación.

¿La importación sobrescribe clientes existentes?

No.

La importación no elimina ni sobrescribe clientes existentes.

En caso de detectar posibles duplicados, el sistema lo indicará durante la verificación para que el usuario decida cómo proceder.

¿Puedo importar un fichero grande de clientes?

Sí.

No obstante, se recomienda:

Revisar especialmente el campo Nombre, ya que es obligatorio.
Informar NIF y/o ID siempre que sea posible para facilitar la detección de duplicados.
Realizar una primera importación de prueba si el fichero es muy grande.
Revisar los avisos mostrados antes de confirmar la importación definitiva.

Cobros

¿Cómo veo todas las facturas pendientes de cobro de un cliente?

Accede al módulo Cobros y activa la opción Mostrar facturas pendientes.

También puedes consultar esta información desde la ficha del cliente.

¿Puedo registrar cobros parciales?

Sí.

Factal permite registrar varios cobros asociados a una misma factura, según los vencimientos indicados en la forma de pago, lo que facilita el seguimiento de pagos parciales y la conciliación posterior.

Informes y exportaciones

¿Qué tipos de informes puedo generar en Factal?

Factal dispone de distintos informes que permiten analizar la actividad de la empresa, como:

Informes de facturas.
Informes de consumo de artículos.
Informes de movimientos de cobro.

Además, desde este apartado se realizan las exportaciones de datos para contabilidad.

¿En qué formatos se generan los informes?

Según el tipo de informe:

Algunos se generan en PDF.
Otros se generan en Excel (XLSX) u OpenOffice Calc (ODS).

El formato disponible se indica en cada informe.

¿Para qué sirve la exportación a contabilidad?

La exportación permite generar archivos compatibles con software de contabilidad, para que el asesor o departamento contable pueda importar los datos directamente.

Normalmente es el asesor contable quien indica qué configuración utilizar.

Tareas

¿Las tareas que creo pueden verlas otros usuarios?

No.

Las tareas son completamente privadas y solo visibles para el usuario que las crea.

¿Factal me avisa de las tareas pendientes?

Sí.

Si activas el recordatorio al crear una tarea, Factal mostrará una notificación en la fecha indicada, desde la que podrás:

Marcar la tarea como completada.
Descartarla.