Importación de clientes
Factal permite importar clientes de forma masiva mediante un fichero de hoja de cálculo, lo que facilita la migración desde otros programas o la carga inicial de datos.
Este documento describe el formato del fichero de importación, las columnas reconocidas por el sistema y el funcionamiento del proceso de verificación previo a la importación definitiva.
Formato del fichero
El fichero de importación debe cumplir las siguientes condiciones:
- El formato debe ser XLSX u ODS.
- La primera fila debe contener la cabecera, con los nombres de las columnas.
- El orden de las columnas no es relevante, siempre que los nombres de las cabeceras sean correctos.
- Todas las columnas son opcionales, salvo que se indique lo contrario.
- Cada fila posterior representa un cliente.
Columnas reconocidas por Factal
El fichero puede contener las siguientes columnas. Solo una de ellas es obligatoria.
NOMBRE (obligatorio)
Nombre o razón social del cliente.
- Es el único campo obligatorio para la importación.
- Si este campo está vacío, la fila no se importará.
NIF
Documento de identificación fiscal del cliente.
- Este campo no es obligatorio.
- Si se informa, Factal lo utilizará para detectar posibles clientes duplicados durante la verificación previa.
- Si no se indica, el cliente se importará igualmente siempre que el nombre esté informado.
ID
Identificador externo del cliente.
- Puede ser un número (por ejemplo: 32).
- Puede ser una cuenta contable (por ejemplo: 430000032).
- Es opcional, pero recomendable si vienes de otro software.
- Si se informa, Factal lo utilizará también para detectar posibles duplicados.
- Si no se indica, Factal asignará un identificador automático.
DOMICILIO
Dirección (calle y número).
CODIGO_POSTAL
POBLACION
PROVINCIA
PAIS
Puede indicarse de distintas formas válidas:
- En texto (por ejemplo: España, Francia, Portugal).
- En formato ISO 3166-1 (por ejemplo: ES, FR, 724, 250).
TELEFONO
FAX
NOMBRE_COMERCIAL
Nombre comercial del cliente.
Campos obligatorios
Para que un cliente se importe correctamente, es obligatorio que:
- El campo NOMBRE contenga el nombre o razón social del cliente.
El resto de campos son opcionales y pueden completarse posteriormente desde la ficha del cliente.
Si se informan los campos NIF y/o ID, Factal los utilizará para detectar posibles duplicados durante el proceso de verificación.
Proceso de verificación previa
Antes de realizar la importación definitiva, Factal ejecuta una verificación previa del fichero.
Durante este proceso, el sistema analiza los datos y detecta, entre otros:
- Clientes con NIF duplicado, si el NIF está informado.
- Clientes con ID duplicado, si el ID está informado.
- Filas con datos obligatorios incompletos.
- Posibles inconsistencias en el formato del fichero.
El resultado de esta verificación se muestra al usuario en una pantalla previa, donde puede revisar los avisos y decidir cómo proceder antes de confirmar la importación.
Gestión de clientes duplicados
Cuando Factal detecta clientes cuyo NIF o ID coincide con uno ya existente, se consideran posibles duplicados.
En estos casos:
- La importación no se detiene automáticamente.
- El usuario puede revisar los registros detectados y decidir cómo proceder con ellos.
Esto permite importar clientes incluso cuando no se dispone de NIF o ID, manteniendo el control cuando estos datos están informados.
Consideraciones importantes
- La importación no elimina clientes existentes.
- Ningún dato se guarda de forma definitiva hasta que el usuario confirma la importación tras la verificación.
- Un fichero puede generar advertencias sin que esto impida completar la importación.
Recomendaciones antes de importar
- Revisa especialmente el campo NOMBRE, ya que es obligatorio.
- Informa los campos NIF y/o ID siempre que sea posible para facilitar la detección de duplicados.
- Evita duplicados innecesarios.
- Realiza una primera importación de prueba si el fichero es muy grande.
- Lee con atención los avisos mostrados durante la verificación antes de confirmar la importación.